Shared Folder (gemeinsamer Ordner/gemeinsams Postfach)

• Shared Folder (gemeinsamer Ordner/gemeinsams Postfach)
  • 1. Wichtige Informationen
    • 1.1. Was ist ein Shared Folder?
    • 1.2. Wo befindet sich der Shared Folder?
    • 1.3. Wie kann ich einen Shared Folder beantragen?
    • 1.4. Wir haben keine E-Mail Adresse für das Projekt. Wie können wir diese beantragen?
    • 1.5. Für welchen E-Mail Account kann ich Zugriff auf den Shared Folder beantragen?
    • 1.6. Kann ich weitere Unterordner anlegen?
    • 1.7. Kann ich Unterordner löschen?
  • 2. Einen Unterordner für Shared Postfach in Thunderbird anlegen
  • 3.Shared Folder abonnieren
    • 3.1. Thunderbird
    • 3.2. Webmail
  • 4. Ordner für gesendete E-Mails beim Shared Folder festlegen
    • 4.1. Eine neue E-Mail verfassen und Konten-Einstellungen anklicken.
    • 4.2. Weitere Identitäten hinzufügen
    • 4.3. Ordner für gesendete Mails auswählen
  • 5. Zertifikat für Shared Folder beantragen (Gruppenzertifikat)
  • 6. Häufige Probleme bei der Erstellung von Shared Folder
    • • • Wieso werden die Unterordner, die abbestellt wurden nicht mehr in Thunderbird in der Ordnerliste angezeigt?
        • Warum ist der Shared Folder xyz@in.tum.de nicht mehr vorhanden?
        • Warum sehe ich den Ordner testFolder nicht, der neulich angelegt wurde?
        • Ich habe Zugriff auf den Shared Ordner freigeschaltet, aber ich sehe den Ordner nicht

1. Wichtige Informationen

1.1. Was ist ein Shared Folder?

Ein Shared Folder oder ein gemeinsames Postfach, das für Projekte benutzt werden kann. Auf den gemeinsamen Ordner haben alle Projektteilnehmer Zugriff und eingehende E-Mails werden im Eingang dieses Ordners (Shared Folder) gespeichert.

1.2. Wo befindet sich der Shared Folder?

Der gemeinsame Ordner ist unter dem Inbox Ordner des eigenen Informatik Mail Accounts zu finden. Der Pfad des Ordners ist folgender: INBOX.shared.projektname.Eingang.

1.3. Wie kann ich einen Shared Folder beantragen?

Der Mitarbeiter, der auf den Shared Folder zugreifen will, soll eine E-Mail an support@ito.cit.tum.de mit folgenden Informationen schreiben:

 Projekt E-Mail-Adresse

• in.tum E-Mail-Adresse des Mitarbeiters

1.4. Wir haben keine E-Mail Adresse für das Projekt. Wie können wir diese beantragen?

Auf gleiche Weise wie oben, also per E-Mail. Man soll darauf achten, dass die Lehrstuhlkürzel vor dem Namen des Projekts steht. Wie z.B. i99-helpdesk@in.tum.de.

1.5. Für welchen E-Mail Account kann ich Zugriff auf den Shared Folder beantragen?

Nur für den Informatik Account. Für Mathematiker gibt es die Möglichkeit eine Funktionsadresse zu beantragen.

Auf unserer Wiki Seite finden Sie Näheres dazu.

1.6. Kann ich weitere Unterordner anlegen?

Ja, sie erscheinen unter dem Ordner Eingang des gemeinsamen Postfaches ( z.B. INBOX.shared.projektname.Eingang.TestOrdner).

1.7. Kann ich Unterordner löschen?

Nein, es ist nicht möglich, dass die Mitglieder selber Unterordner löschen. Wenn ein Unterordner nicht mehr gebraucht wird, kann die Systemgruppe diesen löschen. Hierfür reicht eine E-Mail an support@ito.cit.tum.de.

2. Einen Unterordner für Shared Postfach in Thunderbird anlegen

 Um einen neuen Ordner für alle Gruppenmitglieder anzulegen, klickt man mit der rechten Maustaste auf den Ordner Eingang und wählt New Subfolder aus.

 Danach gibt man den Namen des Ordners ein und klickt auf Create Folder .

3.Shared Folder abonnieren

3.1. Thunderbird

• Um einen Unterordner vom Shared Folder, der von einem anderen Mitglied angelegt wurde zu sehen, müssen die anderen Mitglieder der Gruppe den Ordner abonnieren. Hierfür klickt man in Thunderbird auf die Mail Adresse (Mailaccount) mit der rechten Maustaste und wählt man Abonnieren aus.

 Dann werden alle Ordner und Unterorder vom ausgewählten E-Mail Account aufgelistet. Hier klickt man zuerst auf den Ordner, den man abonnieren möchte und danach auf Abonnieren.

• Wenn das Häckchen ✓ beim Zielordner gesetzt ist, ist der Ordner abonniert.

 Schließlich klickt man OK an. Nach diesem Schritt ist der Ordner in Thunderbird sichtbar.

3.2. Webmail

Loggen Sie sich auf webmail.ma.tum.de/webmail.in.tum.de ein und klicken Sie die Einstellungen oben im Reiter an.

Dann sehen Sie links die Einstellungen für Ordner. Klicken Sie auf Ordner und dann setzen Sie auf der rechten Seite das Häckchen bei Ordnern, die auf Webmail angezeigt bzw. abonniert werden sollen.

4. Ordner für gesendete E-Mails beim Shared Folder festlegen

 Unter Thunderbird kann man einstellen, dass gesendete E-Mails in einem bestimmten Unterordner des gemeinsamen Ordners (Shared Folder) gespeichert werden.

• Folgende Screenshots und Steps zeigen, wie man dies einrichtet.

4.1. Eine neue E-Mail verfassen und Konten-Einstellungen anklicken.

4.2. Weitere Identitäten hinzufügen

• Als E-Mail-Adresse schreibt man hier die Mail Adresse der Gruppe oder des Projekts (z.B. reisebuero@in.tum.de).

4.3. Ordner für gesendete Mails auswählen

 Als nächster Schritt bearbeitet man die erstellte Identität, indem man Bearbeiten anklickt.

• Im neu geöffneten Fenster wählt man im Reiter oben Kopien & Ordner aus.

• Dann wählt man den Ordner, in dem die gesendeten E-Mails gepeichert werden sollen, aus.
• Anschließend klickt man OK an. Somit landen die mit der neuen Identität gesendeten E-Mails (reisebuero@in.tum.de) im Ordner Gesendete Mails.

Hinweise:

 Der Unterordner Gesendete Mails wurde neu angelegt. Der Ordner kann auch anders benannt werden oder man kann einen existierenden Ordner auswählen. Wie man einen Ordner anlegt, finden Sie hier.

• Wenn ein Gruppenmitglied einen neuen Unterorder erstellt, müssen alle anderen Mitglieder diesen Ordner abonnieren, sonst ist dieser für sie unsichtbar.
• Der Shared Folder heißt hier reisebue und befindet sich unter dem Ordner shared. Wenn man mehrere gemeinsame Ordner hat, werden alle unter dem Ordner shared als Unterordner erscheinen.

 Wenn man nach der Festlegung des Ordners als Absenderadresse die E-Mail Adresse der Gruppe/des Projekts (auf den Screenshots reisebuero@in.tum.de) auswählt, werden die gesendeten E-Mails im festgelegten Unterordner des gemeinsamen Ordners (Shared Folder) gespeichert.

Hier wird es erklärt wie man einen gemeinsamen Ordner abonniert.

5. Zertifikat für Shared Folder beantragen (Gruppenzertifikat)

Hier finden Sie alle Infos zum Zertifikat für Shared Folder.

6. Häufige Probleme bei der Erstellung von Shared Folder

• Wieso werden die Unterordner, die abbestellt wurden nicht mehr in Thunderbird in der Ordnerliste angezeigt?

Wenn man beim gemeinsamen Ordner hier den Ordner Eingang zuklappt und wieder aufklappt (durch Klick auf das Dreieck). Danach tauchen die ganzen Ordner auf, die angelegt und noch nicht gelöscht wurden.

• Warum ist der Shared Folder xyz@in.tum.de nicht mehr vorhanden?

Hin und wieder kann es vorkommen, dass die Subscriptions sich irgendwie verhaken. Vorschlag: Den Ordner nochmal neu abbonieren. In Thunderbird wählt man den Posteingang aus, dann -> Subscribe, dann die Baumstruktur soweit aufklappen und die Haken setzen. Wenn die Haken gesetzt sind, erst entfernen und dann wieder ankreuzen. Wenn es immer noch nicht geht, kann man prüfen, ob der Ordner über webmail.in.tum.de sichtbar ist.

• Warum sehe ich den Ordner testFolder nicht, der neulich angelegt wurde?

Wenn man den Ordner nicht abonniert, sieht man diesen nicht. Wenn man auf den Account mit der rechten Maustaste klickt und Abonnieren auswählt, sieht man alle abonnierten Ordner. Wenn der neu angelegte Ordner nicht markiert ist, ist dieser nicht abonniert und taucht nicht als Unterordner auf.

Auf unserer Wiki-Seite gibt es mehr Informationen zum Shared Folder.

• Ich habe Zugriff auf den Shared Ordner freigeschaltet, aber ich sehe den Ordner nicht

Man soll in diesem Fall das Mail Programm (Thunderbird, Outlook) schließen und wieder öffnen.